Vereniging VvAA

Zonder persoonsgegevens kan Vereniging VvAA geen lidmaatschap voor u afsluiten. Persoonsgegevens gebruiken wij bijvoorbeeld om:

• Te onderzoeken of u lid bij ons kunt worden.
• Te bepalen of u stemrecht heeft tijdens een Algemene ledenvergadering.
• Het verenigingsmagazine Arts en Auto aan u te kunnen verstrekken.
• Leden(tevredenheids)onderzoeken uit te voeren naar diensten en producten.
• U toegang te verstrekken tot de producten en diensten van VvAA Groep B.V.
• Uw gegevens in onze ledenadministratie te zetten en bij te werken als er wijzigingen zijn.
• Contact met u op te nemen.

Vereniging VvAA is een gezonde vereniging. Om dat te kunnen blijven in de toekomst is het belangrijk om alert te zijn op de risico’s die VvAA loopt. Wij gebruiken uw persoonsgegevens bijvoorbeeld om:

• Vast te stellen of u bent wie u zegt te zijn.
• Te zorgen voor goede informatiebeveiliging.
• Intern kwaliteitsonderzoek uit te voeren naar mogelijke problemen en risico’s en te toetsen of wetgeving goed is ingevoerd.
• Statistische of wetenschappelijke analyses uit te voeren.
• Onze ledenadviseurs te trainen en te coachen.
• Applicaties te testen en de functionaliteit ervan te verbeteren.

Voor een vereniging zoals Vereniging VvAA gelden wettelijke verplichtingen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens. Wij zijn verplicht persoonsgegevens te verwerken:

• Om vast te stellen wie u bent, wanneer dat moet op grond van de wet.
• Om gegevens door te geven aan (overheids)instanties wanneer dat verplicht is.

Als Vereniging VvAA houden we u graag op de hoogte van onze activiteiten door middel van ons ledenmagazine Arts en Auto, e-mails, brieven, nieuwsbrieven en via onze website(s) of social media. Vaak zijn daar persoonsgegevens voor nodig. Wij gebruiken uw persoonsgegevens bijvoorbeeld om:

• Onderzoek te doen.
• Nieuwsbrieven te versturen.
• Ledenvoordelen onder uw aandacht te brengen.
• LinkedIn-campagnes te voeren of mailings naar (potentiële) leden te versturen.

Voor het doen van persoonlijke aanbiedingen via e-mail, nieuwsbrieven of social media vragen we u tevoren toestemming. Wanneer u geen persoonlijke aanbiedingen meer wilt ontvangen, dan kunt u gebruikmaken van de opt-out-mogelijkheid.

Vereniging VvAA kan uw persoonsgegevens combineren met bijvoorbeeld (openbare) gegevens, analyseren en gebruiken om voorspellingen te doen wat mogelijk bij u past. Op basis van deze analyses of voorspellingen delen wij leden in categorieën (profielen) in. Dit heet profiling. Vereniging VvAA kan u bijvoorbeeld een ledenvoordeel aanbieden of bepaalde informatie verstrekken waarvan wij denken dat die relevant voor u is, gezien uw profiel.

Als Vereniging VvAA gebruikmaakt van profiling dan worden voor u belangrijke beslissingen nooit automatisch, dus altijd met menselijke tussenkomst, genomen. Voor geautomatiseerde besluitvorming is een gedragscode opgesteld, het ‘Ethisch kader datagedreven besluitvorming’. Vereniging VvAA onderschrijft deze regelgeving.

Vereniging VvAA werkt nauw samen met organisaties die ons helpen bij onze dienstverlening. Bijvoorbeeld met VvAA Groep B.V., een zakelijke dienstverlener die voor ons de ledenadministratie uitvoert. Of met de drukker van Arts en Auto. Wij delen dan alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht door deze organisaties. Met organisaties die uw gegevens in onze opdracht verwerken, spreken wij af dat zij op eenzelfde manier met uw gegevens omgaan als Vereniging VvAA.

Overheidsinstanties waaraan wij in een voorkomend geval persoonsgegevens verstrekken zijn algemene en bijzondere opsporingsinstanties (zoals politie en justitie). Deze instanties moeten Vereniging VvAA bovendien expliciet om uw persoonsgegevens hebben gevraagd, behalve bij fraude of misbruik van gebruik van ons lidmaatschap. In dat geval doen we zo nodig aangifte bij de politie en geven we persoonsgegevens door die te maken hebben met de fraude.

Op uw verzoek en/of met uw toestemming deelt Vereniging VvAA ook persoonsgegevens met andere organisaties. Wij geven dan alleen gegevens door die nodig zijn of waarvoor u toestemming heeft gegeven. Bijvoorbeeld in het geval waarin u een beroep doet op uw recht op dataportabiliteit. Dit is het recht om gegevens die u aan ons heeft gegeven, door te geven aan een andere organisatie.

U heeft het recht te weten of uw persoonsgegevens door Vereniging VvAA worden verwerkt, welke gegevens dat zijn en voor welke doeleinden deze gegevens worden gebruikt. U kunt Vereniging VvAA zo nodig vragen welke persoonsgegevens zij van u heeft vastgelegd.

Bent u van mening dat uw persoonsgegevens door Vereniging VvAA niet juist worden verwerkt, dan kunt u ons verzoeken dit aan te passen. Soms kunnen of mogen wij geen wijzigingen of verwijderingen doorvoeren. Bijvoorbeeld als dat in strijd met de wet is.

Het is uw recht om uw gegevens door Vereniging VvAA te laten verwijderen. Dit is niet altijd mogelijk omdat er vaak (wettelijke) bewaartermijnen gelden waarbinnen wij u gegevens moeten bewaren.

In het geval Vereniging VvAA uw persoonsgegevens gebruikt voor andere doeleinden dan noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting, dan heeft u het recht bezwaar te maken tegen het verwerken van die gegevens.

Het is uw recht om bepaalde gegevens over te laten dragen aan een vergelijkbare derde partij.

U kunt bezwaar maken tegen de wijze waarop Vereniging VvAA u benadert via e-mail of post (direct mail).

Wilt u van deze rechten gebruik maken, neemt u dan contact op met VvAA Ledenservice via 030 247 47 89. Zij informeren u over het online proces dat VvAA hiervoor heeft ingericht.

Vereniging VvAA legt alleen gegevens vast die we echt nodig hebben, zoals:

• Naam, adres, woonplaats, (aanspreek)titel, beroep, telefoonnummer en e-mailadres.
• Namen van contactpersonen en vertegenwoordigers, voor zover van toepassing.
• In welke rol u optreedt (bijvoorbeeld gemachtigde, vertegenwoordiger, bestuurder, et cetera).

Vereniging VvAA gebruikt deze gegevens om u persoonlijk, op het juiste (e-mail)adres en op de juiste manier, te kunnen benaderen. Het kan ook zijn dat iemand anders namens u mag optreden. Dan hebben we ook de gegevens van deze persoon nodig.

Wanneer Vereniging VvAA contact met u heeft gehad, dan leggen wij een aantal gegevens vast, zoals:

• Waarover ging het contact en hoe is dat verlopen? We maken daarvan aantekeningen en leggen relevante gegevens vast in onze systemen.
• Wanneer was het contact en met welke afdeling of persoon?
• Hoe liep het contact (via post, telefoon, website, e-mail, nieuwsbrief, app, ledenadviseur, derden)?

Wij gebruiken deze contactgegevens om te kunnen zien waar we het eerder met u over hebben gehad.

Financiële gegevens, zoals uw IBAN, zijn gevoelig. Vereniging VvAA heeft hiervoor extra beveiligingsmaatregelen getroffen.

Vereniging VvAA screent in samenwerking met VvAA Groep B.V. aan de poort of nieuwe leden voorkomen op nationale, Europese en internationale sanctielijsten. We laten controleren of u op een van deze lijsten staat. Pas daarna besluit Vereniging VvAA of u wel of niet lid bij ons kunt worden. Bent u al lid en doet u iets waardoor u een bedreiging bent voor Vereniging VvAA of onze leden? Dan registreren we dat en berichten u hierover schriftelijk. U kunt dan geen lid meer bij ons zijn. Alleen geautoriseerde medewerkers kunnen de sanctielijsten bekijken.